Wie Digitalisierung die WOF Gruppe zum Erfolg führt

AUF EINEN BLICK

• Digitalisierung als Erfolgsfaktor: Fabian Fibigs implementiert ClubPlanner in allen WOF-Studios, um Arbeitsabläufe zu automatisieren.
• Effizienz durch Automatisierung: ClubPlanner zentralisiert und optimiert Aufgaben wie Terminplanung und Mitgliederkommunikation.
• Flexible Mitgliedschaften: WOF bietet monatlich kündbare Mitgliedschaften, um die Kundenbindung zu stärken.
• Kundenzufriedenheit im Fokus: Zufriedene Mitarbeiter und automatisierte Prozesse führen zu zufriedenen Mitgliedern.
• Zukunftsvision: ClubPlanner soll weiter ausgebaut werden, um auch Arbeitszeiterfassung und detaillierte Analysen zu integrieren.

Wenn Fabian Fibigs über seine Arbeit spricht, spürt man sofort seine Begeisterung für Fitness und Technik.

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Als operativer Leiter der WOF Gruppe, einer Fitnesskette mit mittlerweile 14 Studios in und um Aachen, hat Fabian einen klaren Fokus: die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, um das Erlebnis für Mitglieder und Mitarbeiter gleichermaßen zu verbessern.

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Rückblick: Schon als Kind war Fabian Fibigs von Technik und Digitalisierung fasziniert – im Alter von sechs Jahren bekam er seinen ersten PC. Seine Neugier und Begeisterung für Technik begleiten ihn bis heute.

Leidenschaft für die Fitnessbranche

Nach einem Physikstudium entdeckte er vor zehn Jahren seine Leidenschaft für die Fitnessbranche, startete seine Karriere als sportlicher Leiter bei WOF und brachte früh seine innovativen Ideen ein.

Heute prägt er als operativer Leiter die digitale Transformation des Unternehmens und war maßgeblich an der Implementierung der Softwarelösung ClubPlanner beteiligt.

Digitalisierung als Erfolgsfaktor

WOF steht seit jeher für ein breites Angebot an Fitnesskursen, Personal Training und innovativen Lösungen, die das Fitnesserlebnis verbessern sollen.

Doch hinter den Kulissen sorgt ClubPlanner dafür, dass alles reibungslos läuft. „Die Software war anfangs ein Testlauf in einem Studio, aber ihr Potenzial wurde schnell klar“, sagt Fabian Fibigs. Seit 2017 wird die Software flächendeckend in allen Studios eingesetzt.

In enger Zusammenarbeit mit dem ClubPlanner-Team entwickelte er in den ersten Jahren einen Leitfaden für die Mitarbeitenden, der heute eine unverzichtbare Grundlage für das Tagesgeschäft bildet. Das Ergebnis: Prozesse wurden zentralisiert, automatisiert und gleichzeitig das Mitgliedererlebnis verbessert.

Effizienz und Kundenzufriedenheit im Fokus

Eines der größten Projekte war die Einrichtung eines Callcenters, das von vier auf mittlerweile 13 Mitarbeitende gewachsen ist. Sie kümmern sich um alle Anfragen der Mitglieder, von allgemeinen Informationen bis hin zu Zufriedenheitsanrufen.

„Unser Ziel war es, die Trainer zu entlasten, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: die Betreuung der Mitglieder im Studio.“

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Fabian Fibigs – Operativer Leiter WOF Gruppe

Die Automatisierung durch ClubPlanner zeigt sich auch an anderen Stellen: Newsletter werden regelmäßig verschickt, um auf neue Aktionen und Angebote hinzuweisen.

„Zufriedenheit steht bei uns an erster Stelle“, betont Fabian Fibigs. „Zufriedene Mitarbeiter führen zu zufriedenen Mitgliedern, das ist mein Credo.“ Mit dieser Philosophie setzt WOF auf flexible Mitgliedschaften, die monatlich kündbar sind.

Auch Kündigungsprozesse sind automatisiert, um die Kundenzufriedenheit bis zum letzten Tag zu gewährleisten. So bleibt die Kündigungsquote im unteren 20-Prozent-Bereich.

Die Member Journey: Ein Rundum-Sorglos-Paket

Ein Kernaspekt von Fabians Arbeit ist die Member Journey – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur langfristigen Bindung. Interessenten buchen einen Online-Termin und werden direkt vom Callcenter kontaktiert, erhalten eine automatisierte Begrüßungsnachricht mit den Kontaktdaten ihres Ansprechpartners und beginnen mit der Trainingsplanung.

„ClubPlanner hat uns geholfen, die Kommunikation mit unseren Mitgliedern zu verbessern. Vom ersten Training bis zum regelmäßigen Check-in nach einigen Monaten – das System denkt mit“, erklärt Fabian Fibigs.

So wird beispielsweise nach einer InBody-Körpervermessung und einer viermonatigen Trainingsphase erneut Kontakt aufgenommen, um die Fortschritte zu besprechen und Anpassungen im Trainingsplan vorzunehmen.

Zukunftsvision: ClubPlanner für alle Bereiche

Fabian plant, ClubPlanner noch weiter auszubauen. In Zukunft soll die Software auch die Arbeitszeiterfassung und detaillierte Analysen übernehmen. Ziel ist es, das gesamte Backoffice über die Software abzuwickeln und so noch effizienter zu arbeiten.

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Die Erfolgsgeschichte von Fabian Fibigs und WOF mit einem starken Fokus auf die Member Journey zeigt, wie erfolgreiche Digitalisierung in der Fitnessbranche aussehen kann – ein Vorbild für Fitnessstudios, die den Servicegedanken in den Mittelpunkt stellen.

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