Eine E-Rechnung oder elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird.
Im Unterschied zu PDF-Rechnungen oder Rechnungen in Papierform, die lediglich eine digitale oder physische Kopie einer Rechnung darstellen, ermöglicht die E-Rechnung eine automatisierte Bearbeitung durch IT-Systeme.
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Dies reduziert Fehler, minimiert manuelle Arbeit und sorgt für eine schnellere Verarbeitung.
Die E-Rechnung muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, um als rechtsgültig zu gelten. Dies betrifft nicht nur das Format, sondern auch die Übermittlungsmethode.
In der Regel wird die E-Rechnung in einem standardisierten Format wie XML, XRechnung oder ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) erstellt, das die automatische Bearbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) ermöglicht.
Wen betrifft die Regelung?
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur steuerbare Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer)-E-Rechnungen (B2B) stellen.
Da Fitness- und Gesundheitsdienstleister überwiegend mit Verbrauchern abrechnen, sind sie zu Jahresbeginn 2025 nicht direkt von der Pflicht betroffen, per E-Rechnung abzurechnen.
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Allerdings gibt es für alle Unternehmer ab 1. Januar 2025 eine Empfangspflicht von E-Rechnungen, sodass Physiotherapiepraxen und Fitnessstudios sich dennoch technisch zum 1. Januar 2025 entsprechend einrichten müssen.
Übrigens: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.
Ab wann gilt die E-Rechnung?
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise. In Deutschland und der EU gibt es klare Vorgaben, wann und für wen die E-Rechnung verpflichtend wird.
Bereits seit 27. November 2020 sind alle Unternehmen, die Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern des Bundes tätigen, dazu verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu stellen.
Über die Autorin
DSSV-Juristin Andrea Elbl war 20 Jahre lang als Rechtsanwältin in unterschiedlich ausgerichteten Kanzleien tätig; davon war sie 13 Jahre selbstständig. Seit März 2015 berät sie als Teil der Rechtsabteilung des DSSV in Hamburg die Mitglieder in Rechtsfragen, wobei ihr Schwerpunkt auf dem Fitnessstudiovertragsrecht liegt.
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Ab 1. Januar 2025 erhalten Betriebe Rechnungen von Geschäftspartnern nicht mehr nur in Papierform oder als menschenlesbares PDF. Sie erhalten auch eine Datei in einem maschinenlesbaren Datenformat.
Weiter kann der Versender der Rechnung vorgeben, dass nur noch das E-Rechnungsformat verwendet wird. Folglich ist jedes Unternehmen verpflichtet, dies anzunehmen.
Papierrechnungen noch bis Ende 2026 zulässig
Das Gesetz sieht allerdings verschiedene Übergangsfristen und Erleichterungen für die Ausstellung von E-Rechnungen vor.
So gibt es bis Ende 2026 noch ein Wahlrecht: Danach dürfen Unternehmen für Umsätze, die in der Zeit von 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 ausgeführt werden, neben der E-Rechnung auch noch Papierrechnungen ausstellen.
Auch Rechnungen in einem anderen elektronischen Format sind noch zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, soll dies sogar noch bis 31. Dezember 2027 gelten.
Stimmt der Empfänger zu, sollen Unternehmen auch für Umsätze in der Zeit von 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen verwenden können, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden.
Auch für steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrscheine sind Sonderregelungen vorgesehen. Ab 2028 müssen dann alle B2B-Unternehmen die Anforderungen der E-Rechnungen erfüllen.
Die einzelnen Schritte im Überblick:
- Ab 1. Januar 2025: Der Empfang von E-Rechnungen ist für alle B2B-Transaktionen in Deutschland verpflichtend. Ausnahmen: Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV und Fahrausweise gemäß § 34 UStDV. Rechnungen an Verbraucher sind grundsätzlich nicht betroffen.
- Zwischen 1. Januar 2025 und 31. Dezember 2026: Es können weiterhin Papierrechnungen und E-Rechnungen in nicht konformen Formaten ausgetauscht werden, wobei Papierrechnungen nicht mehr bevorzugt werden.
- Diese Übergangsregelung gilt bis 31. Dezember 2027 nur noch für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro. Ab Januar 2028 sind auch alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen.
- Für bestehende EDI-Verbindungen (EDI = Electronic Data Interchange meint den elektronischen Austausch von Dokumenten und Daten zwischen Geschäftspartnern in einem Standardformat) gibt es eine Übergangsfrist bis 31. Dezember 2027.
Welche technischen Anforderungen gibt es?
Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnung ist die technische Umsetzung. Es reicht nicht aus, eine Rechnung als PDF oder als anderes einfaches digitales Dokument zu versenden.
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Vielmehr muss die E-Rechnung in einem strukturierten Format erstellt werden, das maschinenlesbar ist. In Deutschland sind zwei Formate besonders relevant: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Wie erfolgt die elektronische Übermittlung?
Neben dem richtigen Format spielt auch die Übermittlung der E-Rechnung eine zentrale Rolle. Sie muss auf sicheren Kanälen und in einem standardisierten Prozess erfolgen, um Manipulationen und Datenverlust zu vermeiden.
In Betracht kommt der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder als Download über ein Kundenportal.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
Die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Kostenersparnis: Der Wegfall von Papier, Druckkosten und Porto führt zu erheblichen Einsparungen. Zudem wird durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung weniger Personal für manuelle Aufgaben benötigt.
- Zeitersparnis: E-Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden, da sie direkt in die Buchhaltungssoftware importiert werden können. Dies verkürzt die Bearbeitungszeiten und verbessert den Cashflow.
- Fehlerreduktion: Manuelle Eingabefehler bei der Rechnungsverarbeitung gehören der Vergangenheit an. Durch die automatische Datenverarbeitung werden Rechnungsdaten präzise und fehlerfrei übernommen.
- Nachhaltigkeit: Durch den Verzicht auf Papier und die Reduktion von Transportwegen wird ein wertvoller Beitrag zum Umweltschutz geleistet.
Herausforderungen bei der Einführung
Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen, die Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung bewältigen müssen. Eine der größten Hürden ist die Anpassung der internen Prozesse und IT-Systeme.
Viele Unternehmen müssen ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme aufrüsten, um die E-Rechnung verarbeiten zu können. Dies kann mit erheblichen Investitionen und Schulungsaufwänden verbunden sein.
Was ist zu tun?
Studios sollten eine Bestandsaufnahme durchführen und überprüfen, ob ihre aktuellen ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme bereits die elektronische Rechnungsstellung unterstützen.
Die bestehenden Prozesse des Rechnungswesens sollten analysiert werden, um festzustellen, wo Anpassungen notwendig sind.
Vorteilhaft ist auch ein frühzeitiger Austausch mit Geschäftspartnern, von denen das Studio Eingangsrechnungen erhält, ob, wann und in welchem Format diese auf die elektronische Rechnungsstellung umstellen wollen.
Eine sorgfältige Planung und Umsetzung sind entscheidend, um zu gewährleisten, dass alle Anforderungen erfüllt werden und die Umstellung reibungslos verläuft.
Diesen Artikel können Sie folgendermaßen zitieren:
Elbl, A. (2024). Ab 2025: Die E-Rechnung wird Pflicht. medical fitness and healthcare, 2, 56–57.
