Sie kennen es: Der Termin ist gerade vorüber und schon lauert der nächste. Organisation ist das Wichtigste bei Zeitdruck. Wenn der Terminkalender mal wieder überquillt ist es das A und O, seine Zeit optimal zu nutzen.

Denn: Wer in dieser Zeit sein Selbst- und Zeitmanagement nicht im Griff hat bzw. unstrukturiert arbeitet, läuft schnell Gefahr, den Überblick zu verlieren und in seiner Produktivität erheblich eingeschränkt zu werden.

Fehler, Informationsverlust und Frustration machen sich breit und man hat das Gefühl, 'vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr zu sehen'. Aber das muss nicht so sein, wenn man einige Expertentipps beachtet.

Lernen von den Besten: Tools und Strategien aus der Praxis

In der Managementfachliteratur existiert eine Vielzahl von Praxistools, um die eigene Produktivität hochzuhalten und das persönliche Zeitmanagement zu optimieren.

Die Ivy-Lee-Methode (Unseren Artikel dazu finden Sie hier), die Eisenhower-Matrix, das Pareto-Prinzip oder die GTD-Methode sind nur einige von vielen nützlichen Ansätzen, die hier zu nennen sind und in qualifizierten Weiterbildungsangeboten praxisnah vermittelt werden. Alle diese Tools haben eines gemeinsam:

Der Schlüssel: planen, priorisieren und terminieren

Führungskräfte müssen sich intensiv mit ihren konkreten Aufgaben beschäftigen, Prioritäten setzen, Unwichtiges ausblenden, potenzielle Energie- bzw. Zeitfresser eliminieren und einen klaren Fokus auf ihre To-dos setzen.

Delegieren gehört an dieser Stelle ebenso dazu wie tägliche Arbeitsroutinen und der nötige Ausgleich. Denn produktiv können Führungskräfte langfristig nur bleiben, wenn sie nicht nur effizient arbeiten, sondern auch die eigene Work-Life-Balance im Auge behalten.

Fazit und Lesetipp

Alle diese Methoden und Expertentipps sind sehr einfach in der Handhabung, schnell umsetzbar und sparen langfristig nicht nur Zeit und Geld, sondern vor allem auch Energie.

Wie Führungskräfte diesen Spagat zwischen Be- und Entlastung bestmöglich realisieren können, vermittelt David Allen anschaulich in seinem Buch 'Wie ich die Dinge geregelt kriege – Selbstmanagement für den Alltag'.

Das Buch des Bestsellerautors ist ein absolutes Must-have für jeden, der sich selbst (noch) besser managen möchte. Mit diesen Praxistipps bzw. dem nötigen Know-how behalten Sie auch in hochintensiven Stoßzeiten den Überblick, bleiben produktiv und können Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter effizient und agil führen.

fitness MANAGEMENT hat zwei Experten befragt, welche Strategien beziehungsweise Tools sie nutzen, um in ihrem Job den Überblick zu behalten.

Martin Seibold, CEO LifeFit Group

„Gute Mitarbeiter ermöglichen, dass man selbst deutlich mehr Zeit gewinnt. Sie mit viel Fokus zu entwickeln, ist die beste Garantie – was man hier säht, erntet man sofort.

Eine Jahresplanung mit allen wichtigen Terminen zum Ende des Vorjahres erstellen und dann zu 80 Prozent kompromisslos einhalten. Eine Business Initiative Planung (BIP) aufsetzen mit den 7 P's:

People, Portfolio, Produkt, Price & Marketing, Process & Commercial Management, Performance und einem Plan (Strategie) in drei Stufen (Jahren).

Vergabe von Kompetenzen und Vertrauen

Jedes P wird mit zwei bis drei geplanten Initiativen pro Stufe weiterentwickelt. Das führt zu Transparenz und absolutem Fokus in der gesamten Organisation. Klare Vergabe von Kompetenzen und Vertrauen ermöglichen die Delegation der Entscheidung.

Wir akzeptieren Fehler und 'feiern' diese, pushen uns damit und lernen schnell. Voice-, Bild- und Videonachrichten in Einzel- und Gruppenchats sind schnelle und effektive Kommunikationstools. Unsere Teams nutzen verschiedene Planungstools zur Projektsteuerung.”

Michael Maute, Geschäftsführer bestform fitness studio Albstadt, Vitalzentrum Malesfelsen, Fitness Rottweil, BGM-Speaker

„Ganz wichtig sind die Unterstützung und das Verständnis meiner Ehefrau, außerdem eine gesunde Selbstreflexion. Wenn ich an meine Grenzen komme, leite ich Maßnahmen zur Entspannung ein.

Sehr wichtig ist mein Training: mindestens drei bis vier mal pro Woche gegen 5:30 Uhr früh. Ich brauche immer ein Ziel, auf das ich mich freuen kann, nie einen langen Urlaub, sondern alle zwei bis drei Monate wenige Tage zum Verreisen und Kraft tanken.

Fortbildung an der BSA-Akademie

An der BSA-Akademie habe ich die Fortbildung 'Gesundheitsexperte im Betrieb – Förderung der psychosozialen Gesundheit' absolviert und weitere Management-Einzel-Coachings, beides hat sehr viel gebracht.

Es zählt die Einstellung: Wenn viel schiefgeht, sammle ich mich und vergegenwärtige mir alle positiven Aspekte. Stresst mich ein Verhalten, frage ich mich, ob es sich lohnt, sich darüber aufzuregen.

Bei „Nein“ hake ich es schnellstmöglich ab und widme mich wichtigeren Dingen.”