Die E-Rechnung
Am 1. Januar 2025 trat die erste Stufe der Einführung der E-Rechnung in Kraft: Seit diesem Tag gibt es für alle Unternehmen eine Empfangspflicht von E-Rechnungen, sodass sich die Studios technisch umgehend einrichten müssen, sofern noch nicht geschehen.
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft zunächst nur steuerbare Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird.
Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer-)E-Rechnungen (B2B) stellen.
Da Fitnessstudios überwiegend mit Verbrauchern abrechnen, sind sie zwar ab Jahresbeginn nicht direkt von der Pflicht betroffen, per E-Rechnung abzurechnen, aber der Empfang muss möglich sein.
Übrigens: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird.
Im Unterschied zu einer PDF-Rechnung oder einer Rechnung in Papierform, die lediglich eine digitale oder physische Kopie einer Rechnung darstellt, ermöglicht die E-Rechnung eine automatisierte Bearbeitung durch IT-Systeme und muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, um als rechtsgültig zu gelten.
Seit dem 1. Januar 2025 erhalten Betriebe Rechnungen von Geschäftspartnern nicht mehr nur in Papierform oder als menschenlesbares PDF.
Sie erhalten auch eine Datei in einem maschinenlesbaren Datenformat. Weiter kann der Versender der Rechnung vorgeben, dass nur noch das E-Rechnungsformat verwendet wird.
Folglich ist jedes Unternehmen verpflichtet, dies anzunehmen.
Für die Ausstellung gibt es bis Ende 2026 noch ein Wahlrecht: Danach dürfen Unternehmen für Umsätze, die in der Zeit vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 ausgeführt wurden, neben der E-Rechnung auch noch Papierrechnungen ausstellen.
Auch Rechnungen in einem anderen elektronischen Format sind noch zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, soll dies sogar noch bis zum 31. Dezember 2027 gelten.
Stimmt der Empfänger zu, sollen Unternehmen auch für Umsätze in der Zeit vom 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen verwenden können, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden.
Auch für steuerfreie Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrscheine sind Sonderregelungen vorgesehen.
Ab 2028 müssen dann alle B2B-Unternehmen die Anforderungen der E-Rechnungen erfüllen.
Registrierkassen
Ebenfalls am 1. Januar 2025 startete die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Für Kassen, die schon in Betrieb sind, gibt es eine Übergangsregelung.
Die Studiobetreiber müssen ihre Registrierkassen und andere elektronische Aufzeichnungssysteme und die dazugehörige Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) bei ihrem zuständigen Finanzamt melden.
Über die Autorin
Andrea Elbl
war 20 Jahre lang als Rechtsanwältin in unterschiedlich ausgerichteten Kanzleien tätig; davon war sie 13 Jahre selbstständig. Seit März 2015 berät sie als Teil der Rechtsabteilung des DSSV in Hamburg die Mitglieder in Rechtsfragen, wobei ihr Schwerpunkt auf dem Fitnessstudiovertragsrecht liegt. Tel.: 040 - 766 24 00, E-Mail: jurist@dssv.de
Seit 1. Januar 2025 wird dafür eine Übermittlungsmöglichkeit über das Programm „Mein Elster“ zur Verfügung gestellt.
Wenn das elektronische Aufzeichnungssystem bereits vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wird, muss es bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
Alle Aufzeichnungssysteme, die Unternehmer und Selbstständige ab dem 1. Juli 2025 anschaffen, mieten oder leasen, müssen sie dann immer innerhalb eines Monats nach Anschaffung melden.
Auch Außerbetriebnahmen – gleich, aus welchem Grund – müssen künftig innerhalb eines Monats gemeldet werden.
Folgende Angaben müssen übermittelt werden: Name des Steuerpflichtigen, Steuernummer des Steuerpflichtigen, Art der zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme, Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Erhöhung des Mindestlohns
Am 1. Januar 2025 erhöhte sich der Mindestlohn auf 12,82 Euro pro Stunde.
Dies hat insbesondere bei den Minijobs entsprechende Auswirkungen: So erhöht sich die Einkommensgrenze im Minijob auf 556 Euro monatlich; dies entspricht einem Betrag in Höhe von maximal 6.672 Euro jährlich und einer maximalen Arbeitszeit von ca. 43 Stunden im Monat.
Studiobetreiber sind verpflichtet – darauf müssen Sie besonders achten –, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu dokumentieren und diese Aufzeichnungen zwei Jahre lang zu speichern.
Sofern das Unternehmen gegen diese Verpflichtungen verstößt, drohen empfindliche Bußgelder in einer Höhe bis zu 500.000 Euro.
Das Bürokratieentlastungsgesetz
IV Große Teile des Bürokratieentlastungsgesetzes lV traten am 1. Januar 2025 in Kraft: So wurden die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege in § 147 Abs. 3 Satz 1 AO von bisher zehn auf acht Jahre verkürzt.
Bei gewerblichen Mietverträgen, die länger als ein Jahr laufen, war bisher die Schriftform vorgeschrieben.
Wird sie nicht eingehalten, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann unter Einhaltung der Kündigungsfrist gekündigt werden.
Nunmehr reicht bei entsprechenden Mietverhältnissen die Textform aus, wobei übergangsweise eine einjährige Frist für bereits bestehende Mietverhältnisse besteht.
Schriftform (§ 126 BGB) bedeutet, dass ein Dokument schriftlich abgefasst und eigenhändig durch die Unterschrift der erklärenden Person(en) unterzeichnet werden muss.
Achtung: Ein per E-Mail versandtes, vorher gescanntes Dokument mit Unterschrift erfüllt das Schriftformerfordernis nicht.
Textform (§ 126 b BGB) bedeutet, dass eine Erklärung in einer lesbaren Form abgegeben wird, die ohne Unterschrift auskommt, aber den Absender und den Inhalt eindeutig erkennen lässt. Beispiele: E-Mail, WhatsApp-Nachricht.
Änderungen im Arbeitsrecht
Auch im Arbeitsrecht änderte sich einiges: Künftig kann der Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis auch in elektronischer Form erteilen, wenn der Arbeitnehmer einwilligt.
Bei der elektronischen Form muss allerdings eine qualifizierte elektronische Signatur verwandt werden.
Für Zeugnisse von Auszubildenden gilt diese Regelung bereits seit August 2024.
Für den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsvertrages kann nun statt der Schriftform auch die Textform verwendet werden.
Sollte der Arbeitnehmer die Schriftform verlangen, muss der Arbeitgeber dem nachkommen.
Weitere Formerleichterungen betreffen die Ankündigung der Pflegezeit bzw. Inanspruchnahme der Familienpflegezeit, der Elternzeit sowie den Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit während der Elternzeit und die sog. Aushangpflichten.
Diesen Artikel können Sie folgendermaßen zitieren:
Elbl, A. (2025). Neues Jahr, neue Gesetze. fitness MANAGEMENT international, 1 (177), 52–53.
